一、多發(fā)時期 從已發(fā)生的文件銷毀過程中的失、泄密事件看，多發(fā)生在下列一些時候： （一）年終年初清理文件時。年終或者年初，每個單位都要進行一次文件清理，而這個時候，又是單位內部各項事務比較繁忙、人手比較緊缺的時期，忙則容易出亂、出錯。負責文件清理的工作人員，如一身兼數(shù)職，還要干其他的事，或中途易人，就更可能造成忙中出錯，清理文件時將密級文件與非密級文件混為一類，銷毀時，又沒有按銷毀密級文件的規(guī)定操作，造成密級文件失控。

隨著信息化年代快速展開，多樣化的存儲介質，如光盤、移動硬盤、軟盤、磁帶以及各類Flash Disk等運用量越來越大，存儲容量越來越多，體積越來越小，運用更加利便，在爲信息存儲帶來便捷的一起，也給信息安全責任帶來了嚴峻的應戰(zhàn)。

各企業(yè)對秘要信息的失密看得越來越重，信息化年代是一把雙刃劍，信息貯存更方便，一起也伴跟著信息更隨意泄露的危險，硬盤，文件毀掉等責任已成為了必不可少~

信息化時代的文件銷毀公司及時成立，為顧客銷毀這些文件的同時也確保了這些文件信息不會泄露。

（二）收發(fā)、傳遞密件、密品時應當遵守有關的保密規(guī)章制度。收發(fā)密件、密品都必須履行登記、編號、簽收手續(xù)。簽收時必須逐件清點、核對；分發(fā)時必須嚴格按規(guī)定的范圍分發(fā)，不得擅自擴大范圍；傳遞、運輸密件、密品必須交由專門的部門（如機要通信、機要門），不得通過普通郵政郵寄或交給無關人員捎帶；自己傳遞、運輸時，要選擇安全的交通線路和交通工具，采取嚴密的保密措施；向境外郵寄、攜運密件、密品時必須通過信使傳遞或按有關密件、密品出境管理規(guī)定辦理。

（2）當做廢紙賣給回收站安全性不高，泄露可能性很大。（3）焚燒銷毀徹底，但不環(huán)保，需要尋找專門的場所，且在文件回收、轉移過程中仍然可能會泄露。（4）制漿銷毀徹底，環(huán)保無污染，但需要專門的制漿設備，一次性銷毀量不大，成本較高。（5）粉碎不同銷毀效果，環(huán)保、快速、銷毀量大，是目前國際行的紙張文件銷毀方法，但需要專門設備，一套完整的文件銷毀管理及銷毀流程。