會議活動布置策劃需要注意什么?

1、考慮好開場時間

如果是內(nèi)部活動，與會者也許就在現(xiàn)場上班，那么開場時間就很靈活了。但是，如果他們都是9點(diǎn)鐘上班，10點(diǎn)種再開始活動就不是很合適了。因?yàn)樗麄兒芸赡芤瞻l(fā)電子郵件、回電話或是處理其他突發(fā)事件等。如果有人得趕路來參加會議的話，活動開場時間就不宜過早。因?yàn)槿羰窃诟叻迤谮s路，他們就得承擔(dān)較高的路費(fèi)，或在路上浪費(fèi)很多時間。么就做折衷安排，11點(diǎn)開始，12點(diǎn)半午餐，1點(diǎn)半到3點(diǎn)鐘開會。

2、可以考慮以午宴作為開始

如果在下午舉辦活動是個不錯的選擇，可以以午餐作為活動的開始，這樣就可以使多數(shù)與會者在活動開始時準(zhǔn)時到達(dá)。這樣做的不足是很難準(zhǔn)確預(yù)測按時參加午宴的人數(shù)，所以配備多少食物也是個難題。

3、不要取消晚上的活動

是否取消晚上的活動是值得做個市場調(diào)查的。這樣就可以看看有多少潛在的會議代表認(rèn)為這種晚上進(jìn)行的半天會議是完全可以接受的。例如，忙碌的職業(yè)人也許發(fā)現(xiàn)可以早點(diǎn)過來參加這個活動。注意不要忽略有家庭責(zé)任的人，比如需要接孩子回家的人。與此同時，晚上也更容易找到合適的、能負(fù)擔(dān)得起的場地——比如大學(xué)或?qū)W院的教室，它們空著也是空著，而且晚上可以停車的地方也很多。同樣，由于有人會直接從工作的地方趕來參加活動，安排些茶點(diǎn)也是很合情理的。

4、宣傳要相當(dāng)謹(jǐn)慎

尤其是有些人也許要趕幾個小時路去參加一次半天活動，或是從那里返回。如果不能達(dá)到他們的預(yù)期效果，他們會非常不高興。這就意味著您必須清晰描述您的目標(biāo)聽眾、合作組織，以及活動既定效果等等。您可以參考本書中關(guān)于組織大型會議中專題討論會部分的詳細(xì)建議，并以此來調(diào)整自己活動的基本理念、效果以及時間。

                                                        會議活動布置策劃的預(yù)算

(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝發(fā)言線路時也可能需要另外的預(yù)算。

(4)、其他支持費(fèi)用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時性質(zhì)，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務(wù)商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。

                                                            會議活動布置策劃的原則

1、利益主導(dǎo)原則

會展企業(yè)要獲得持續(xù)發(fā)展，每一個項(xiàng)目的推出都應(yīng)實(shí)現(xiàn)某種預(yù)期的目標(biāo)利益.作為一種服務(wù)性的項(xiàng)目，企業(yè)在策劃時應(yīng)該考慮的利益包括:

2.會展企業(yè)自身的利益

對于每一個會展項(xiàng)目來說，會展企業(yè)都要在人、財(cái)、物、時間等方面投入，任同的投入都希望獲得回報(bào).任同會展策劃都是從企業(yè)的利益出發(fā)而開展的，策劃任何項(xiàng)目都在考慮使企業(yè)盡量實(shí)現(xiàn)‘’投入一產(chǎn)出“的基礎(chǔ)上進(jìn)行，能否保證會展企業(yè)自身利益的實(shí)現(xiàn)是衡量一項(xiàng)策劃是否成功的主要指標(biāo)。企業(yè)的利益包括長期的利益和短期的利益，在策劃時應(yīng)合理協(xié)調(diào)好長期利益和短期利益的關(guān)系，保證企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

3.目標(biāo)客戶的利益

會展企業(yè)的目標(biāo)客戶是會展企業(yè)生存發(fā)展的根本。滿足客戶的利益，為客戶實(shí)現(xiàn)其價值，企業(yè)自身的利益才能獲得實(shí)現(xiàn).因此在進(jìn)行會展項(xiàng)目策劃時，要充分考慮客戶希望獲得哪些利益，并為實(shí)現(xiàn)客戶的利益進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)安排。比如一項(xiàng)展覽策劃，就是要通過策劃，為參展企業(yè)提供使其在參展中獲益的方案，包括展位的設(shè)計(jì)、展品的擺放、廣告的投放、專業(yè)觀眾的來源、參展商的貿(mào)易機(jī)會等。一項(xiàng)理想的會展策劃應(yīng)該是一項(xiàng)實(shí)現(xiàn)客戶和企業(yè)自身利益的雙贏的策劃.

會議活動布置策劃的簽到與入住安排

如果是小型商務(wù)會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那么簽到就是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。

大型會議如果想要簽到過程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的--回執(zhí)統(tǒng)計(jì)表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓名及房號的小信封(內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議(展覽)須知、會議(展覽)詳細(xì)日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會務(wù)交通使用方式及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等等。如果可能，盡量使用電腦簽到。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人--工作時間應(yīng)該根據(jù)會展參與人員抵達(dá)時間合理分配。如果事先將回執(zhí)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。