數(shù)字化會(huì)議是一種全新的會(huì)議模式，它將多種信息化技術(shù)融入會(huì)議的各環(huán)節(jié)、貫穿會(huì)議全過(guò)程，為辦會(huì)和參會(huì)人員提供極為實(shí)用的工作平臺(tái)。

傳統(tǒng)會(huì)議模式面臨以下幾個(gè)方面的挑戰(zhàn)：

辦會(huì)效率低：為舉辦一次會(huì)議，會(huì)務(wù)人員不得不進(jìn)行大量前期準(zhǔn)備和協(xié)調(diào)工作。如：協(xié)調(diào)會(huì)議室使用、制作參會(huì)人員桌牌、收集和準(zhǔn)備會(huì)議資料、印刷會(huì)議資料、制作選票、統(tǒng)計(jì)選票、統(tǒng)計(jì)到會(huì)情況、收集過(guò)程文檔、防止敏感會(huì)議資料丟失等。上述工作一個(gè)人難以完成，需要多人投入大量的精力，但可能由于疏忽，造成會(huì)議的組織不圓滿。計(jì)算機(jī)控制界面和會(huì)場(chǎng)布局保持一致，會(huì)議布局可以重復(fù)調(diào)用，使排名直觀、操作簡(jiǎn)單，控制軟件還具有自動(dòng)計(jì)算發(fā)言時(shí)間，及時(shí)提醒會(huì)議進(jìn)度，個(gè)人短信息等功能。

現(xiàn)在的會(huì)議不但只實(shí)現(xiàn)發(fā)言功能，而且要實(shí)現(xiàn)其他的功能，比如：攝像跟蹤，表決，同聲傳譯，會(huì)議話筒的管理，對(duì)于模式系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，是無(wú)法用一套系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，必須要結(jié)合其他的很多輔助性系統(tǒng)才能能實(shí)現(xiàn)，像中央控制系統(tǒng)，音頻處理器，獨(dú)立的表決系統(tǒng)等等，通過(guò)數(shù)字會(huì)議系統(tǒng)，一套系統(tǒng)就能全部實(shí)現(xiàn)。3、保密安全多項(xiàng)嚴(yán)密安全防控措施，實(shí)現(xiàn)等級(jí)權(quán)限設(shè)置，確保會(huì)議安全。

近幾年來(lái)，各種大型會(huì)議在各個(gè)行業(yè)里召開是越來(lái)越多，滿足成百上千人的會(huì)議能井然有序的進(jìn)行，防止出現(xiàn)發(fā)言者話筒未開啟，不發(fā)言者忘記關(guān)閉話筒而影響了會(huì)議的發(fā)言次序，模擬式的會(huì)議討論系統(tǒng)者無(wú)法實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能就要用到數(shù)字會(huì)議系統(tǒng)的管理功能，可以通過(guò)模擬會(huì)議的情況在軟件里布置話筒的位置，通過(guò)專員來(lái)通知每只話筒的開關(guān)，同時(shí)與會(huì)人員也可以自由的進(jìn)行開啟或者關(guān)閉，達(dá)到會(huì)議有序。自然界的發(fā)展及人類社會(huì)的進(jìn)步，都離不開智慧博弈及適者生存的規(guī)則。

二、具有環(huán)保性

傳統(tǒng)的桌牌一般都是由紙張或者塑料材料制作出來(lái)的一次性的消費(fèi)物品。而電子桌牌與這些傳統(tǒng)桌牌的比較大的一個(gè)區(qū)別就是能夠重復(fù)反復(fù)的多次循環(huán)利用。因此選擇使用電子桌牌就能夠在很多的程度上面減少紙張的使用和浪費(fèi)，也就是說(shuō)具有環(huán)保性的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。

三、具有經(jīng)濟(jì)性

作為現(xiàn)在越來(lái)越流行的無(wú)紙化會(huì)議要求的其中一個(gè)比較明顯的特色就是使用可循環(huán)物品。

能夠循環(huán)使用的會(huì)議服務(wù)的相關(guān)物品很多而電子桌牌就是其中之一。因?yàn)殡娮幼琅频氖褂媚軌驕p少紙張的打印所以可以說(shuō)能夠?yàn)槭褂谜邘?lái)經(jīng)濟(jì)性的好處。

服務(wù)商要想為參會(huì)者提供無(wú)紙化會(huì)議的優(yōu)服務(wù)那么就可以選擇使用技術(shù)性高的電子桌牌。因?yàn)槭褂秒娮幼琅颇軌驗(yàn)榉?wù)商和參會(huì)者雙方面都帶來(lái)比較多的好處，總結(jié)起來(lái)就是電子桌牌比傳統(tǒng)桌牌更加靈活也更加的環(huán)保，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)經(jīng)濟(jì)上的節(jié)約。