一體化智能檔案室設施建設的基本原則

   智能檔案室建設應該從本單位實際出發(fā)，很大限度地維護檔案的完整與安全，方便檔案的利用，維護檔案的完整。

    維護檔案的完整是指：一是指保持檔案內容和形式的有機聯(lián)系和完整：

                                       二是指保證檔案材料不缺少，不遺漏，不分割。

   維護檔案的安全是指：一是指不發(fā)生丟失、水浸、火災、霉變、蟲害、鼠害等檔案損傷的事故；

                                      二是指防止檔案內容泄露。

   方 便 檔 案 的 利 用： 一是指運用計算機等現(xiàn)代化管理手段，提高了檔案檢索和利用效率。

                                      二是指提供安全保密的檔案閱覽環(huán)境，檔案的條件和設備。

       ”專業(yè)鑄就品質，創(chuàng)新未來“鋼之杰將以做‘’智能檔案管理專家‘’為目標，堅持以客戶需求為目標，不斷的創(chuàng)新，始終保持行業(yè)的地位，為需要提供檔案室（館）整體設計規(guī)劃，檔案安全保護，檔案全生命周期管理，智慧檔案館建設等一站式服務，我們正在努力為客戶提供更專業(yè)的檔案管理解決方案。北京鋼之杰柜業(yè)有限公司智能恒濕凈化消毒一體機是檔案庫房恒濕凈化的重要實現(xiàn)方式。

北京鋼之杰用戶培訓方案

 1、培訓目的：通過培訓，使客戶的管理使用人員熟悉設備的結構和性能，掌握正確的使用方法，并掌握排除小故障的技能。

2、培養(yǎng)對象：用戶單位的有關工作人員和維修人員。培訓人數(shù)3-5人。

3、培訓主要內容：設備和軟件使用方法和注意事項；故障的檢測診斷和排除；

4、培訓師資：本公司專業(yè)工程師和客戶經(jīng)理各一名。

5、培訓師資：集中授課與分散溝通相結合，理論學習與現(xiàn)場演示相結合。

6、培訓效果：直到客戶完全掌握為止。

7、培訓時間：采取靈活機動的方式，一般與設備安裝調試及貨物驗收時間一致。

8、培訓地點：設備安裝現(xiàn)場。

9、培訓費用：本公司相關培訓為免費。

建立電子檔案的要點

　　1、應該構建一個公共的，獨立與應用的檔案管理信息化平臺，以支撐各類業(yè)務所涉及的，實體和虛擬的檔案信息化管理，從而實現(xiàn)“實體檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理”。

　　2、電子檔案涉及的“檔案源”包括：電子化的實體檔案(照片、掃描件、影像等多媒體數(shù)據(jù)文件)，檔案化的電子信息(版式數(shù)據(jù)文件)，結構化的數(shù)據(jù)庫(從應用中卸載，且能夠加載重用的數(shù)據(jù)庫文件)等。

　　3、具有保存價值的歷史記錄和作為法律依據(jù)的電子信息(表證單書)，必須能夠具備檔案的屬性：“直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息;是直接形成的歷史紀錄 [1] ”，且必須具有文件原始記錄性和具有歷史再現(xiàn)性。

　　4、將作為檔案管理的電子信息必須要經(jīng)過一個歸檔過程處理后才能稱之為電子檔案，否則，只能稱其為文件，這個過程主要是將每件電子信息，封裝成為以卷為單位的檔案基本單位，并且每個卷都有一個標準的元數(shù)據(jù)(電子封面)。

　　5、電子檔案的管理不僅僅是管理檔案的電子信息，還要實現(xiàn)實體檔案的信息化管理，以及電子信息和實體檔案的關聯(lián)管理。