檔案整理的基本術(shù)語

1、整理：按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過程。

2、來源原則：把同一機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人形成的檔案作為一個(gè)整體加以管理的原則。

3、檔案實(shí)體分類：根據(jù)檔案的來源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行的分類。

鄭州中博奧信息技術(shù)有限公司致力于檔案事業(yè)信息化發(fā)展超過十年，是一家專業(yè)的內(nèi)容管理解決方案提供商，集檔案信息化建設(shè)，檔案庫房智能化建設(shè)，檔案掃描、數(shù)據(jù)加工、檔案整理外包服務(wù)為一體的綜合性技術(shù)服務(wù)公司。

人事檔案整理之檔案編碼

（1）、公司下發(fā)的文件按文件編號(hào)作為檔案編號(hào)。 

（2）、員工檔案按個(gè)人的工號(hào)作為檔案編號(hào)。 

（3）、財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部編號(hào)。

（4）、上級(jí)發(fā)文的有文件編號(hào)的按文件編號(hào)作為檔案編號(hào)。

（5）、業(yè)務(wù)單位往來的文、函件有編號(hào)的按其編號(hào)作為檔案編號(hào)。 

（6）、對(duì)外合同有編號(hào)的按合同編號(hào)作為檔案編號(hào)。

（7）、其它無編號(hào)的合同、文件、資料等，按年、按級(jí)、按類、按順序編號(hào)。     

備 注：如遇有新增文件或遺漏文件，各個(gè)部門需及時(shí)進(jìn)行預(yù)先的統(tǒng)計(jì)與整理，后匯總到辦公室進(jìn)行統(tǒng)一的編碼（財(cái)務(wù)部的除外）。

中博奧信息技術(shù)擁有多年從事檔案管理軟件研發(fā)以及檔案數(shù)字化加工服務(wù)行業(yè)經(jīng)驗(yàn)。提升檔案信息利用價(jià)值，助力國家檔案事業(yè)騰飛，是中博奧始終堅(jiān)持的價(jià)值使命。

人事檔案整理的內(nèi)容和步驟

內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件整理、編目、裝訂（或“裝盒”）、排列案卷目錄的編制。     

步驟可分為：     

１、了解情況，擬訂方案：主要應(yīng)了解立檔單位的情況（其成立、撤銷和變化的時(shí)間以及原因、職能、其隸屬關(guān)系、其內(nèi)部機(jī)構(gòu)、負(fù)責(zé)人情況、文檔工作情況、印1章和標(biāo)記），還應(yīng)了解全宗的數(shù)量，所屬年代（形成時(shí)間），主要內(nèi)容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質(zhì)量、提供利用時(shí)間。整理的主要目的是，按有關(guān)規(guī)定清出歷次運(yùn)動(dòng)中形成的冤假錯(cuò)案材料。     

２、區(qū)分全宗和分類

３、細(xì)分和組卷、草擬案卷標(biāo)題

４、初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，弄進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。     

５、審查修改標(biāo)題。

６、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的張?zhí)?、頁?hào)、件號(hào)。

專業(yè)從事檔案數(shù)字化的中博奧公司還提醒大家：對(duì)某些破損的文件進(jìn)行裱糊。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類、載體或保管期限分別排列。排列方法要統(tǒng)一，不能隨意變動(dòng)。