鋼之杰淺談一體化檔案庫房建設(shè)的必要性

     “十二五”期間，檔案事業(yè)取得了顯著成績，為今后可持續(xù)發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，但隨著首都改革開放的深化和現(xiàn)代化建設(shè)的加快，檔案工作的發(fā)展還面臨一些矛盾和問題，主要體現(xiàn)在以下幾方面：

     檔案庫房的管理水平需要進(jìn)一步提升。面對經(jīng)濟(jì)社會和各項(xiàng)事業(yè)快速的發(fā)展變化，檔案庫房日常數(shù)據(jù)記錄的及時(shí)性、針對性、準(zhǔn)確性相對不足，限制了日常管理效果的彰顯。

     檔案庫房設(shè)備一體化進(jìn)一步加強(qiáng)，檔案庫房的面積使用率可以明顯提升，避免出現(xiàn)因庫房設(shè)備種類多、數(shù)量多、接口不標(biāo)準(zhǔn)等情況，避免重復(fù)建設(shè)，提前規(guī)劃好設(shè)備的接口，預(yù)留好電源等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，需要采用整合好、一體式的設(shè)備。

     檔案存儲設(shè)備智能化建設(shè)進(jìn)程需要進(jìn)一步加快。檔案存儲設(shè)備智能化尚未建立，實(shí)物檔案開發(fā)利用的智能化水平較低，檔案資源優(yōu)勢未能得到充分發(fā)揮。

     隨著智能化程度的提升，實(shí)物檔案在不斷的增加，檔案利用也逐步增加。要適應(yīng)新的形勢，檔案館自身建設(shè)必須加強(qiáng)。檔案存儲設(shè)備智能化、更新體系、檔案數(shù)據(jù)處理與存儲體系等方面著手實(shí)施，改變現(xiàn)有管理手段相對落后的現(xiàn)狀。

    鋼之杰智慧檔案館綜合管理的實(shí)際需求就是對電子檔案河實(shí)體檔案進(jìn)行同步管理，高度集成電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)體檔案管理系統(tǒng)，檔案庫房安全管理系統(tǒng)，檔案保管環(huán)境智能管理系統(tǒng)，檔案儲存設(shè)備智能管理系統(tǒng)等極大系統(tǒng)。智慧檔案綜合管理各個系統(tǒng)各個數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了相互共享，又可獨(dú)立運(yùn)行。通過智慧管理，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一數(shù)據(jù)，統(tǒng)一利用，統(tǒng)一報(bào)表。具有架體內(nèi)溫度,濕度及煙霧自動檢測報(bào)警,自動檢索條碼管理,觸摸屏控制,并且實(shí)現(xiàn)資料無序存放有序管理和無線自動定位資料位置指示功能，運(yùn)行穩(wěn)定可靠，具有多重防護(hù)功能，大大提高了檔案、文書、財(cái)務(wù)憑證、書籍等物品的存取、查閱、統(tǒng)計(jì)管理的自動化程度。

北京鋼之杰柜業(yè)有限公司一體化檔案室性能需求是檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)必須考慮的，它是衡量系統(tǒng)滿足用戶需求程度標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)志，性能需求的滿足需要考慮合理的管理措施以及具體的技術(shù)環(huán)境?？傮w來說性能需求必須根據(jù)負(fù)荷業(yè)務(wù)需求和用戶需求的具體標(biāo)準(zhǔn)來設(shè)計(jì)，并必須提供一個穩(wěn)定和靈活的架構(gòu)，使其能滿足不斷變化的業(yè)務(wù)需求，并根據(jù)文件保管的特殊需求進(jìn)行更新和升級?？梢詫?shí)現(xiàn)從檔案的生產(chǎn)，入盒，上架，下架，借閱，歸還，銷毀等環(huán)節(jié)的一個閉環(huán)管理，同時(shí)這些過程完整的記錄在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期的管理。