智能化檔案庫房

檔案是一種不可以再生資源，它的很大特點(diǎn)是原始性和僅有性!

隨著社會(huì)的飛速發(fā)展和進(jìn)步，檔案資源的開發(fā)力度越來越大，檔案利用的頻度越來越高，而且檔案需求的開放性越來越強(qiáng)，從而也加重了檔案管理者的工作強(qiáng)度。因此，檔案如何管理，如何有效的安全保護(hù)以及如何很大限度地延長檔案的壽命等一系列的問題，也相應(yīng)地突現(xiàn)出來!解決檔案管理及利用的安全問題越來越迫切，如檔案涂改、丟失、被盜及由于檔案庫房溫濕度調(diào)控不及時(shí)，造成檔案發(fā)霉、變質(zhì)現(xiàn)象也時(shí)常出現(xiàn)。

智能化檔案庫房的建設(shè)迫在眉睫，檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)需要具有檔案庫房內(nèi)所有設(shè)備進(jìn)行一體化管理，設(shè)備包括智能檔案密集柜、恒溫恒濕設(shè)備、定位傳感器、空氣凈化消毒設(shè)備、紅外防盜設(shè)備、出入門禁設(shè)備、智能燈光照明設(shè)備、視頻監(jiān)控設(shè)備等集中一體化管理，以統(tǒng)一設(shè)備接口接入庫房局域網(wǎng)總線，各功能設(shè)備獨(dú)立運(yùn)行的同時(shí)，根據(jù)設(shè)定邏輯和特定要求聯(lián)動(dòng)運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)檔案的智能化存取、檔案庫房溫濕度的智能調(diào)節(jié)、檔案庫房空氣質(zhì)量的采集及凈化，有效地保證了檔案的安全與壽命。

智能檔案室要求

一、各檔案庫的建筑及技術(shù)參數(shù)

1、各館室的小面積應(yīng)能容納目前各資料存放，還必須考慮一定的發(fā)展空間。

2、密集架每組分為六層擱板，每層擱板承重為80公斤，柜體自重為80公斤。

二、檔案室的采光、通風(fēng)要求

1、采光度(自然光和人造光)兩種，在正常的情況下，我們應(yīng)該采用自然光照射，但在條件不允許的情況下，我們應(yīng)和人造光來照明。

三、檔案室溫濕度要求

1、檔案庫不宜采用以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。確需采用時(shí)，應(yīng)采取有效措施，嚴(yán)防漏水、漏氣，且采暖系統(tǒng)不應(yīng)有過熱現(xiàn)象。

四、檔案室潔凈度要求

1、地面、墻面、頂棚面采用不起塵的材料。

2、開向室外的門窗宜設(shè)置紗門，紗窗，外窗應(yīng)具有較好的防塵功能。

六、檔案室電源要求

1、如果電壓穩(wěn)定性不能滿足要求，應(yīng)采用調(diào)壓或穩(wěn)壓設(shè)備滿足電壓波動(dòng)范圍要求。

2、計(jì)算機(jī)機(jī)房或數(shù)據(jù)機(jī)房要求交流電不間斷或無瞬變的通信負(fù)荷，應(yīng)采用UPS供電系統(tǒng)或逆變器供電系統(tǒng)。

檔案室

檔案室?guī)旆窟x址的基本要求是，從安全和長期保管檔案的需要出發(fā)，防止檔案因外界突發(fā)環(huán)境因素而損壞，檔案庫房設(shè)置必須遠(yuǎn)離、物品和水、火等存在安全隱患的場所，不應(yīng)設(shè)在有污染腐蝕性氣體源的下風(fēng)向:應(yīng)選擇地勢(shì)較高、場地干燥、排水通暢、空氣流通的位置；不得有高壓輸電線架空穿過。如果是平房作檔案室?guī)旆康?，位置?yīng)在辦公室附近，要高于周圍地勢(shì)。如果是選擇樓房的某個(gè)部位作檔案室?guī)旆?，在樓層安排上無特殊保護(hù)裝置的，一般不宜設(shè)置在地下室或頂層，若因條件閑置檔案庫房只能設(shè)置在頂層時(shí)，層頂應(yīng)采取保溫隔熱措施并做好防漏水處理。也不要安排在樓兩側(cè)，檔案室?guī)鞈粢h(yuǎn)離衛(wèi)生間、熱水房等。

檔案收集的方法

注意賬外文件的收集

賬外文件是指未經(jīng)文書部門收發(fā)、登記和打印、編號(hào)，在收發(fā)文登記簿上無“賬”可查的文件。主要有以下幾個(gè)方面：

(1)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議帶回的文件材料，尤其本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議上的講話、發(fā)言以及會(huì)議上印發(fā)本單位的典型材料。

(2)代上級(jí)機(jī)關(guān)擬稿并被采用的文件定稿和印本。

(3)上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件。

(4)國家、省、市和上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、調(diào)查、檢查本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)工作時(shí)的指示、講話題詞和聲像等材料。

(5)本機(jī)關(guān)召開的代會(huì)、職代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、組(委、總支、支部)會(huì)、行政領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)、工作會(huì)議、會(huì)議等形成的會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡報(bào)、講話稿等文件材料。

(6)本機(jī)關(guān)各種基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析材料。如:員、團(tuán)員、干部、離退休干部、公務(wù)員統(tǒng)計(jì)報(bào)表，機(jī)構(gòu)編制、人事勞動(dòng)工資、社會(huì)統(tǒng)籌、保險(xiǎn)、固定資產(chǎn)、紀(jì)檢監(jiān)察案件統(tǒng)計(jì)報(bào)表，主管業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，財(cái)務(wù)決算，審計(jì)結(jié)論等。

(7)本機(jī)關(guān)目標(biāo)管理、文明建設(shè)、廉政建設(shè)、紀(jì)檢監(jiān)察、綜合治理、計(jì)劃生育等工作以及突發(fā)事件、重大活動(dòng)中形成的文件材料。