檔案信息管理概述

檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟、政治、文化服務(wù)，否則就不會存在，也難以發(fā)展。在社會中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的關(guān)系和利益，為一定的統(tǒng)治所掌握，為一定的經(jīng)濟、政治和文化服務(wù)，這個服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國家的政治利益和經(jīng)濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。

檔案信息管理的建立要求

智慧檔案館具有智能檔案存放環(huán)境管理需求?！禛BT 27703-2011 信息與文獻圖書館和檔案館的文獻保存要求》、《JGJ25-2000 檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》等標準中規(guī)定了檔案保存的環(huán)境要求，對環(huán)境溫濕度、顆粒物、微生物、二氧化氮、臭氧、醋酸等有害氣體提出了明確要求。智慧檔案館應(yīng)提供智能檔案存放管理手段，確保檔案保存環(huán)境安全。

建設(shè)智慧檔案館，實現(xiàn)檔案工作對電子文件和電子檔案真實、可靠、完整和安全的管理，是國家經(jīng)濟發(fā)展對檔案工作的必然要求，也是對智慧檔案事業(yè)發(fā)展的客觀需求。

檔案信息管理的益處

在檔案實行信息化管理之下，用戶在借閱實體檔案的過程中將會變得更加方便與簡潔。通過檔案信息化管理系統(tǒng)可以查找到檔案目錄并索取到檔案的物理位置去完成借閱，在完成借閱的過程中，檔案實體的檔案號、題名、借閱人、借閱次數(shù)等多種信息將被自動記錄到檔案信息管理系統(tǒng)中以日志形式保存，為后期的檔案統(tǒng)計工作帶來了很大的方便。

檔案信息管理的歸檔和管理有著怎樣的方法呢？

1、為確保電子檔案的可運用性，從電子文件構(gòu)成就應(yīng)有嚴厲的處理制度和技能辦法，確保其信息的真實性、安全性和完好性。

2、歸檔電子文件一同存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體方式的文件時，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)闡明及描繪上保持一致。

秉承記錄歷史、傳承文明、留存記憶的檔案精神，致力于傳統(tǒng)檔案數(shù)字化、數(shù)字資源普及化、檔案工作信息化、電子文件檔案化事業(yè)。如有需要，請聯(lián)系我們！