確定會議內(nèi)容、會議時間、地點、對象、經(jīng)費。

1、 確定會議目的及內(nèi)容。

2、 確認主要是否有空，確定是否和重要工作有時間上的沖突。

3、 確認會議場地是否能滿足會議需要，如外定酒店會議室，提前聯(lián)系酒店。

4、 向財務中心申請會議經(jīng)費預算。

二、確認會議主要負責人，確認會議主持人，確認邀請參會嘉賓和領(lǐng)導 名單，確認參會人員名單。

三、會議負責人安排會議議程。

1、 確認會議主要流程及各發(fā)言人內(nèi)容。

2、 控制會議時間，安排會中休息。

會議材料的撰寫

1、 安排會議主旨材料撰寫。

2、 通知發(fā)言人準備講稿。

3、 準備會議需用材料，準備電子文檔和紙質(zhì)文檔便于查閱。

4、 撰寫領(lǐng)導的發(fā)言報告。

5、 準備主持詞。

會前會場準備工作。

1、 分配會議各項工作，提前落實到部門和個人。

2、 布置會議場地，打掃會場衛(wèi)生，準備鮮花盆栽。

3、 檢查會議使用設備（音響、話筒、投影儀等）是否正常運轉(zhuǎn)。

4、 準備會議需用道具。

5、 給參會人員準備紙和筆。

6、 如參會人員距離會場過遠，安排車輛接送。

7、 制作會議指南，含會議時間、地點、流程、注意事項（會場紀律），分發(fā)或通知參會人員。

安排會議預演。

1、 在會議召開前1-2天，會議準備人員進行會議效果預演，及 時發(fā)現(xiàn)問題，完善會議準備工作。

2、 審核所有發(fā)言人講稿，審核會議所用資料是否正確。

怎樣確保會議會展的實際效果

象征性；是指展品要反映展出者的高新科技，生產(chǎn)量及行業(yè)特性。 c) 特有性；是指展品要有自身的獨到見解，便于與別的同行業(yè)對比，顯著之別。

展現(xiàn)方式 ：展品自身在絕大多數(shù)狀況下，并不可以表明其所有特性，顯示信息所有特點，必須根據(jù)依靠別的原材料或機器設備等方式，來多方面表明，注重及3D渲染。要考慮到讓參觀者在現(xiàn)場積極開展，并提前準備一些真空小包裝試品完全免費發(fā)放。這種全是以便造成參觀者的興趣愛好 ,提升客戶們的購買欲望。

在展覽會宣戰(zhàn)前搞好的提前準備。

會議會展展臺設計：從表層上看，展臺設計的每日任務應主要美觀大方，實際上，并不是這樣簡易。主要是展臺要能充分體現(xiàn)出展商的品牌形象，能吸引住觀看者的專注力。 a) 展臺設計要與總體的貿(mào)易氣氛相融洽；

會議會展展臺設計是以便烘托展覽品，不能反客為主；

c) 展臺設計需考慮到展商的整體形象，不能過度獨樹一幟； d) 展臺設計時，不必忽視展現(xiàn)，商談，資詢和歇息等基本要素。