會議活動布置策劃的選擇

1, 列出可供選擇的清單

確定了場地，策劃的工作就進入了快車道，通過以下步驟，整個會議策劃方案就會很快出爐了：整體策劃框架草擬，按照之前的工作和現(xiàn)有的所有信息，先把整個會議的流程和方案想象出來，越具體越好招開策劃動腦會，這個會議上，你需要把專業(yè)的會議策劃人士找來，比如SINO-MEETING；也要把主要的決策人員找來，在你的草擬方案基礎上，展開討論和動腦落稿-再討論-修正-再討論，一般，從一稿的策劃書到落實的方案，如果策劃人員經(jīng)驗到位的話，多3次往返討論，就可以把方案細化到執(zhí)行層面，是否到了細化到了執(zhí)行面，關鍵要看是否已經(jīng)擬出了“工作時間進程表”“任務分工表”“物品清單”“成本分析表”這幾張重要的執(zhí)行文件。

                                                           會議活動布置策劃的策劃方法

一、會議方案的制定

1、會議方案必須明確會議日程安排及每項議程安排之間內(nèi)在的邏輯關系，使各場次會議能對接。方案一般應包括會議名稱、時間地點、出席人員、會議任務、議程、工作組設置及文件起草工作、會務秘書工作、組織人事工作、宣傳報道工作、后勤服務工作、安全保衛(wèi)工作等內(nèi)容。

2、加強溝通。一方面需要加強與上級的溝通請示工作。另一方面，需要加強橫向的溝通銜接工作。各個部門要密切配合和相互協(xié)作，加強與上述部門溝通對接工作。

3、合理安排分解工作任務，明確工作職責，使各部門能夠按照時間表完成工作。

二、會議場地的布置

會議開始前，會務組織者提前對會場、住地進行觀察了解，并做相應的會場布置。例如會場、會議用品的準備;迎送接待儀式的確認及排練;乘車安全和用餐標準。

三、會議流程的執(zhí)行

為了確保會議的順利進行，也為了讓參與會議的人員知悉整個會議流程，事先確定會議的流程圖或者流程表。還要做好會議服務工作，包括會議報到、材料分發(fā)、引導入座、會議記錄、錄音攝像、車輛安排、食宿安排等工作。

四、會議結束的總結

做好會后總結。及時總結會務工作中的經(jīng)驗和教訓，對已有的會務工作流程、工作規(guī)則等進行修改和完善，使之更加適應新時期會務工作的需要。

                                                      會議活動布置策劃的必備環(huán)節(jié)

1.會議申請，確定會議召開和會議名稱主題

2.成立會議組織，確定會議主持人

3.確定會議具體議程

4.會議宣傳和氣氛渲染

5.會務禮儀、接待、保安、保密等工作培訓

6.初步確定會議時間、地點

7.會議通知起草、發(fā)送；根據(jù)反饋信息確定終日程

8.確認與會人員接站時間、住宿、車輛、特殊要求

9.費用預算、借支票、報銷

10.會議發(fā)言稿、議事規(guī)則等文件起草；制作議程和話稿PPT

11.確定具體會場（設施：停車、大小、桌椅放置、溫度、燈光、音

12.響、麥克、電源、投影位置、背景音樂、桌臺花飾 等；氣氛環(huán)境 處理；住宿：娛樂、價格；

13.購買或借用會議用品。實物投影儀，激光筆（2），激光筆電池（2）膠片投影儀（檢查　兩個燈泡均正常）投影幕（大的，檢查并試用）膠片（1本），　膠片筆白板筆（紅綠各2支黑筆4支）、白板擦、吸鐵石（6）筆記本（帶光驅(qū)、軟驅(qū)）、3寸軟盤（若干）打印機、驅(qū)動程序、打印紙等。

會議活動布置策劃的內(nèi)涵

成功的會議活動源于成功的會展策劃，成功的會議策劃源于對社會資源的有效整合。會議策劃是對相關社會資源進行整合的過程，是一個系統(tǒng)工程。因此，用系統(tǒng)的觀念去認識資源，用系統(tǒng)的方法去分析整合資源，用系統(tǒng)的功能去實現(xiàn)資源的優(yōu)化是會展成功策劃的創(chuàng)造性思維原理之一。從會議策劃系統(tǒng)看，一般而言，會議策劃系統(tǒng)包括策劃者、策劃對象、策劃依據(jù)、策劃方案和策劃效果評估等要素。