確定會議內(nèi)容、會議時間、地點、對象、經(jīng)費。

1、 確定會議目的及內(nèi)容。

2、 確認主要是否有空，確定是否和重要工作有時間上的沖突。

3、 確認會議場地是否能滿足會議需要，如外定酒店會議室，提前聯(lián)系酒店。

4、 向財務中心申請會議經(jīng)費預算。

二、確認會議主要負責人，確認會議主持人，確認邀請參會嘉賓和領導 名單，確認參會人員名單。

三、會議負責人安排會議議程。

1、 確認會議主要流程及各發(fā)言人內(nèi)容。

2、 控制會議時間，安排會中休息。

會議材料的撰寫

1、 安排會議主旨材料撰寫。

2、 通知發(fā)言人準備講稿。

3、 準備會議需用材料，準備電子文檔和紙質(zhì)文檔便于查閱。

4、 撰寫領導的發(fā)言報告。

5、 準備主持詞。

會前會場準備工作。

1、 分配會議各項工作，提前落實到部門和個人。

2、 布置會議場地，打掃會場衛(wèi)生，準備鮮花盆栽。

3、 檢查會議使用設備（音響、話筒、投影儀等）是否正常運轉(zhuǎn)。

4、 準備會議需用道具。

5、 給參會人員準備紙和筆。

6、 如參會人員距離會場過遠，安排車輛接送。

7、 制作會議指南，含會議時間、地點、流程、注意事項（會場紀律），分發(fā)或通知參會人員。

安排會議預演。

1、 在會議召開前1-2天，會議準備人員進行會議效果預演，及 時發(fā)現(xiàn)問題，完善會議準備工作。

2、 審核所有發(fā)言人講稿，審核會議所用資料是否正確。

怎樣確保會議會展的實際效果

象征性；是指展品要反映展出者的高新科技，生產(chǎn)量及行業(yè)特性。 c) 特有性；是指展品要有自身的獨到見解，便于與別的同行業(yè)對比，顯著之別。

展現(xiàn)方式 ：展品自身在絕大多數(shù)狀況下，并不可以表明其所有特性，顯示信息所有特點，必須根據(jù)依靠別的原材料或機器設備等方式，來多方面表明，注重及3D渲染。要考慮到讓參觀者在現(xiàn)場積極開展，并提前準備一些真空小包裝試品完全免費發(fā)放。這種全是以便造成參觀者的興趣愛好 ,提升客戶們的購買欲望。

在展覽會宣戰(zhàn)前搞好的提前準備。

會議會展展臺設計：從表層上看，展臺設計的每日任務應主要美觀大方，實際上，并不是這樣簡易。主要是展臺要能充分體現(xiàn)出展商的品牌形象，能吸引住觀看者的專注力。 a) 展臺設計要與總體的貿(mào)易氣氛相融洽；

會議會展展臺設計是以便烘托展覽品，不能反客為主；

c) 展臺設計需考慮到展商的整體形象，不能過度獨樹一幟； d) 展臺設計時，不必忽視展現(xiàn)，商談，資詢和歇息等基本要素。