檔案信息管理概述

數(shù)字檔案館是一個內(nèi)容管理系統(tǒng)、集成系統(tǒng)和數(shù)字信息長期保存系統(tǒng)的集合。作為以電子文件、檔案以及其他信息資源等非結構化數(shù)據(jù)為主要管理對象的數(shù)字檔案館，它不僅僅起到一個數(shù)據(jù)中心的作用，也不僅僅起到發(fā)布利用的作用，而是具有有序處理和集成管理的功能。它的有序處理和管理過程包括收集、創(chuàng)建、確認、轉(zhuǎn)換、存檔、管理、發(fā)布利用等涵蓋文件生命周期管理實踐的全過程。集成（integration）含綜合、融合、整合成為整體和一體化的意思。就數(shù)字檔案館而言，就是將集成管理理論應用于涵蓋文件檔案信息資源生命周期管理實踐的全過程，即在管理思想上以集成理論為指導，在管理行為上以集成機制為，在管理視野上突破管理業(yè)務流程機構部門間的限制，并從全程管理的層面來對待各種檔案信息資源要素，提高各種管理要素的交融度，以利于優(yōu)化和增強檔案信息資源的真實性、完整性、有效性和有序性，提供以用戶需求為導向的檔案信息集成服務。

檔案信息管理的特點

數(shù)字檔案館是指各級各類檔案館為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現(xiàn)代信息、技術對數(shù)字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。

建設數(shù)字檔案館，有利于提高工作效率和現(xiàn)代化水平；有利于確保數(shù)字檔案長期存儲與安全保管；有利于促進公共檔案服務能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享；有利于促進國家信息資源總量增加、質(zhì)量提高和結構優(yōu)化；有利于提高各級公共服務能力；有利于促進文化的發(fā)展繁榮；有利于滿足廣大人民群眾對現(xiàn)代信息服務的現(xiàn)實需求。

檔案信息管理——文件排列步驟

提起檔案信息管理相信大家都不陌生，那檔案信息管理里面有一個文件排列的步驟，有幾個需要把注意的方法，大家知道這兩個方法是什么嗎？

（1）種方法：按時間先后排列，文件落款時間就是歸檔時間，按文件落款時間先后排列。會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物、非性案件材料等成套性文件可以集中排列。

（2）第二方法：按上下級關系排列，從大到小順序排列，先排上級機關從—自治區(qū)級—市級—本級—下級機關。在排列各級機關文件時，大家可以先排有文號的文件，在同一文號下，按文號先后順序排列，然后再排白頭文件，對那些白頭文件可以按時間先后排列。

檔案信息管理的優(yōu)勢

城建檔案的檔案種類較多，特別是城市建設工程管理類、工業(yè)民用建筑類檔案有很高的查找利用價值，為領導決策、城市建設、經(jīng)濟建設、修史編志、房產(chǎn)登記、房地產(chǎn)糾紛、學術研究等提供大量可靠的原始憑證和參考資料。

近幾年，隨著城建檔案館檔案查閱利用在接待人次、調(diào)卷數(shù)量、出具證明等方面的工作量逐年增加，城建檔案服務社會的效能也不斷加強，館藏實體檔案數(shù)字化、建立豐富的數(shù)字檔案資源庫及完整的電子檔案索引目錄，為用戶提供準確、快速、實時的網(wǎng)絡信息服務已成為城建檔案發(fā)展趨勢。我們將眾多項目的數(shù)字化加工經(jīng)驗整合在一起，形成了完善的數(shù)字化加工服務體系和體系。