檔案信息管理概述

檔案部門(mén)雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng)，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會(huì)歷史的各個(gè)階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會(huì)存在，也難以發(fā)展。在社會(huì)中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的關(guān)系和利益，為一定的統(tǒng)治所掌握，為一定的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個(gè)服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國(guó)家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，所以中外任何國(guó)家對(duì)檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對(duì)外開(kāi)放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿(mǎn)后才開(kāi)放。這種機(jī)要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。

檔案信息管理——存檔

畢業(yè)未就業(yè)學(xué)生

國(guó)家對(duì)于畢業(yè)未就業(yè)的大學(xué)生的檔案，一般采取三種方法：

1、把檔案轉(zhuǎn)至生源地，由所在地級(jí)市的人事局接收。

★ 適合對(duì)象：比較適合準(zhǔn)備在生源地范圍內(nèi)就業(yè)的畢業(yè)生和暫時(shí)不想就業(yè)的畢業(yè)生。

★ 優(yōu)點(diǎn)：在生源地就業(yè)后辦理手續(xù)簡(jiǎn)單方便。

2、把檔案留在學(xué)校。2002 年國(guó)家下發(fā)文件，允許畢業(yè)時(shí)尚未落實(shí)單位的畢業(yè)生檔案留校兩年。待落實(shí)工作單位后，將戶(hù)籍和檔案遷至工作單位所在地，申請(qǐng)檔案留校超過(guò)兩年仍未落實(shí)工作的，學(xué)校將其檔案遷回生源地，學(xué)校不再為其發(fā)放就業(yè)報(bào)到證。

★ 適合對(duì)象：適合有就業(yè)愿望但尚未就業(yè)的畢業(yè)生。

★ 優(yōu)點(diǎn)：學(xué)校誠(chéng)信度較高，代為保管關(guān)系和檔案不收取額外費(fèi)用。

3、把檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)代理或人才交流中心。

★ 適合對(duì)象：比較適合創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的畢業(yè)生。

★ 優(yōu)點(diǎn)：易于畢業(yè)生解決一些實(shí)際問(wèn)題。

檔案信息管理的作用

數(shù)字檔案館必須確保電子文件、檔案及其他信息的真實(shí)性、完整性和持久有效性，實(shí)質(zhì)上就是要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字信息的長(zhǎng)期保存。因此，數(shù)字檔案館理應(yīng)是一個(gè)數(shù)字信息長(zhǎng)期保存系統(tǒng)。傳統(tǒng)檔案館的主要職責(zé)之一就是長(zhǎng)期保存有價(jià)值的檔案。對(duì)于傳統(tǒng)檔案，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的保管實(shí)踐，已形成了一套行之有效的長(zhǎng)期保管手段與方法。目前關(guān)于數(shù)字信息長(zhǎng)期保存已成為學(xué)術(shù)界關(guān)注的焦點(diǎn)。

檔案信息管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

檔案信息管理系統(tǒng)還具備多方面感知、可靠傳遞和智能處理的特征，讓檔案實(shí)體被賦予了主動(dòng)思考和處理事務(wù)的智慧，檔案實(shí)體可主動(dòng)向檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)送信息、更新系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息，獲取應(yīng)用對(duì)象的信息，從而給檔案信息管理系統(tǒng)提供更為完善的檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)，當(dāng)用戶(hù)需要通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)查詢(xún)某一檔案實(shí)體的相關(guān)信息時(shí)，檔案實(shí)體中的傳感能力將對(duì)用戶(hù)尋找檔案的過(guò)程進(jìn)行引導(dǎo)，此時(shí)的檔案富有智慧，服務(wù)模式也從被動(dòng)轉(zhuǎn)換為主動(dòng)服務(wù)。