北京鋼之杰柜業(yè)有限公司的一體化檔案室的檔案發(fā)展背景

  檔案庫房管理水平需要進一步提高。面對經濟社會和各項事業(yè)快速的發(fā)展變化，檔案庫房日常數(shù)據記錄的及時性、針對性、準確性相對不足，限制了日常管理效果的彰顯。

檔案庫房設備一體化進一步加強。檔案庫房的面積使用率較高，避免出現(xiàn)因庫房設備種類多、數(shù)量多、接口不標準等情況，避免重復建設，提前規(guī)劃好設備的接口，預留好電源等基礎設施建設，需要采用整合好、一體式的設備。

        隨著智能化程度的提高，實物檔案在不斷的增加，檔案利用也逐步增加。要適應新的形勢，檔案館自身建設必須加強。檔案存儲設備智能化、更新體系、檔案數(shù)據處理與存儲體系等方面著手實施，改變現(xiàn)有管理手段相對落后的現(xiàn)狀。

       鋼之杰一體化智能檔案室環(huán)境處理采用恒濕凈化消毒一體機結合了自然蒸發(fā)加濕的純凈、節(jié)能和凈化機的除塵、滅菌、除異味有效凈化的優(yōu)勢特點、環(huán)保冷媒除濕等諸多特性，一機三用除濕加濕凈化同步運用，使設備運行更可靠，功能更強大，使用更簡單。

為什么要把紙質檔案數(shù)字化呢？

　　一、提高經濟效益

　　過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的主要手段，致使管理成本大幅上漲。在數(shù)字信息技術環(huán)境下,電子載體和數(shù)字傳播方式的異軍突起,信息處理方式的變革,電子文件的極具式增長,使得檔案的傳統(tǒng)載體形態(tài)開始向數(shù)字形態(tài)過渡,檔案管理和利用的主要環(huán)境逐漸向電子環(huán)境遷移,檔案管理模式發(fā)生了根本的變化。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　二、提高辦公效率

　　數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細、即時的數(shù)據信息，為領導決策提供服務。多信道通信，能提供116個信道通信，各個信道間相互獨立，互不干擾。與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

　　三、增強檔案原件保護

　　將紙制檔案轉變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。