檔案管理系統(tǒng)面對(duì)的對(duì)象

無(wú)論是開(kāi)發(fā)哪款軟件系統(tǒng)，了解清楚對(duì)象、需求是產(chǎn)品經(jīng)理的責(zé)任，清晰的需求才能開(kāi)發(fā)滿足客戶的產(chǎn)品。電子文件管理系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)的對(duì)象是各類檔案資料，服務(wù)對(duì)象是檔案利用者，檔案管理所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂等狀況與社會(huì)利用檔案時(shí)集中、系統(tǒng)之間的矛盾。檔案管理就其基本性質(zhì)、基本作用來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)管理、服務(wù)性的工作，檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，它僅僅屬于管理性的工作，但它間接為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，間接的可以產(chǎn)生物質(zhì)財(cái)富，否則也就沒(méi)有存在的必要，也難以發(fā)展。

電子文件管理系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)源于業(yè)務(wù)系統(tǒng)

電子檔案技術(shù)的應(yīng)用對(duì)于其他信息技術(shù)的應(yīng)用都有一定影響。與電子檔案技術(shù)相關(guān)的產(chǎn)品范疇包括電子系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)，同時(shí)也包含各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)。實(shí)際上電子檔案的數(shù)據(jù)來(lái)源是業(yè)務(wù)系統(tǒng)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)是形成或管理機(jī)構(gòu)活動(dòng)數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，是電子檔案相關(guān)產(chǎn)品中必不可少的一部分。電子文件管理系統(tǒng)是業(yè)務(wù)系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，是用于形成、處理和維護(hù)電子文件的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。

檔案安全管理

紙質(zhì)檔案的保存不容易，長(zhǎng)時(shí)間紙張容易泛黃，字跡不清晰。而對(duì)于電子文件管理系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)我們也需要進(jìn)行安全管理。一是充分認(rèn)識(shí)電子檔案安全管理工作的重要性和必要性。從思想上，轉(zhuǎn)變觀念，層層把關(guān)，層層負(fù)責(zé)，嚴(yán)格管理。提高電子檔案安全防護(hù)能力，力爭(zhēng)做到無(wú)授權(quán)的用戶進(jìn)不來(lái)、看不見(jiàn)、改不了，保證電子檔案的原始性和真實(shí)性。二是必須以國(guó)家及地方或行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)指導(dǎo)工作，特別是針對(duì)應(yīng)長(zhǎng)期保的等重要文件，必須嚴(yán)格操作程序，嚴(yán)禁越權(quán)辦理，在存儲(chǔ)時(shí)要做好技術(shù)處理。三是要在電子檔案管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系，適當(dāng)選用加密技術(shù)，保證電子檔案?jìng)鬏斶^(guò)程中的安全。四是加強(qiáng)用令管理，合理設(shè)置口令和更換周期，防止被人盜用，上網(wǎng)和越權(quán)訪問(wèn)，對(duì)文件密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格管理，同時(shí)要單機(jī)操作，專機(jī)專用。定期進(jìn)行軟件檢測(cè)，做好防火墻及殺毒軟件的安裝等工作。五是認(rèn)真做好電子檔案數(shù)據(jù)的備份工作，可根據(jù)單位實(shí)際情況選擇是否需要多套備份、是否需要異地存儲(chǔ)等。