會(huì)議活動(dòng)策劃布置的10寶

一、會(huì)議活動(dòng)的初衷和目的

首先要與活動(dòng)甲方交流好活動(dòng)需求，一般包括商務(wù)會(huì)議活動(dòng)的類(lèi)型、主題，參加活動(dòng)人數(shù)，商務(wù)會(huì)議活動(dòng)的舉行時(shí)間，具體甲方想達(dá)到什么樣的訴求?；顒?dòng)策劃公司需要明確目標(biāo)。

二、會(huì)議活動(dòng)的策劃方案提出

依據(jù)會(huì)議活動(dòng)的具體需求，會(huì)議策劃的計(jì)劃：場(chǎng)所挑選、日程組織、會(huì)議的項(xiàng)目、餐飲住宿組織等等，需求考慮到每一個(gè)細(xì)節(jié)。盡可能做到面面俱到，但是前提是跟甲方充分的溝通，盡量在預(yù)算之內(nèi)進(jìn)行策劃方案。

三、場(chǎng)地勘驗(yàn)與預(yù)定

場(chǎng)地的預(yù)定需要快速，因?yàn)楹芏鄷r(shí)候因?yàn)閳?chǎng)地檔期從而造成活動(dòng)方案的改動(dòng)，或者達(dá)不到理想的效果。所以我們建議需要快速考察簽訂。

四、會(huì)議活動(dòng)策劃的落地方案推敲

與甲方充分交流策劃思路，并做出落地計(jì)劃，落地方案已定要便于后期會(huì)議場(chǎng)地布置公司的實(shí)際操作。一般盡量采用常規(guī)出租活動(dòng)搭建物料，比如，桁架、舞臺(tái)、燈光、音響、大屏、truss架等等。如果有一些特殊的活動(dòng)道具，需要提前制作，協(xié)調(diào)場(chǎng)地、以便于后期施工的方便。

五、會(huì)議執(zhí)行合同的簽訂

再與活動(dòng)甲方確認(rèn)策劃方案后，兩邊簽訂合同（主要是一個(gè)價(jià)格商定以及合同細(xì)節(jié)的推敲），盡可能的吧雙方的各自責(zé)任和義務(wù)表達(dá)清楚，以便于對(duì)雙方的法律約定。

                                                            會(huì)議活動(dòng)布置策劃的原則

1、利益主導(dǎo)原則

會(huì)展企業(yè)要獲得持續(xù)發(fā)展，每一個(gè)項(xiàng)目的推出都應(yīng)實(shí)現(xiàn)某種預(yù)期的目標(biāo)利益.作為一種服務(wù)性的項(xiàng)目，企業(yè)在策劃時(shí)應(yīng)該考慮的利益包括:

2.會(huì)展企業(yè)自身的利益

對(duì)于每一個(gè)會(huì)展項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，會(huì)展企業(yè)都要在人、財(cái)、物、時(shí)間等方面投入，任同的投入都希望獲得回報(bào).任同會(huì)展策劃都是從企業(yè)的利益出發(fā)而開(kāi)展的，策劃任何項(xiàng)目都在考慮使企業(yè)盡量實(shí)現(xiàn)‘’投入一產(chǎn)出“的基礎(chǔ)上進(jìn)行，能否保證會(huì)展企業(yè)自身利益的實(shí)現(xiàn)是衡量一項(xiàng)策劃是否成功的主要指標(biāo)。企業(yè)的利益包括長(zhǎng)期的利益和短期的利益，在策劃時(shí)應(yīng)合理協(xié)調(diào)好長(zhǎng)期利益和短期利益的關(guān)系，保證企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

3.目標(biāo)客戶(hù)的利益

會(huì)展企業(yè)的目標(biāo)客戶(hù)是會(huì)展企業(yè)生存發(fā)展的根本。滿(mǎn)足客戶(hù)的利益，為客戶(hù)實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，企業(yè)自身的利益才能獲得實(shí)現(xiàn).因此在進(jìn)行會(huì)展項(xiàng)目策劃時(shí)，要充分考慮客戶(hù)希望獲得哪些利益，并為實(shí)現(xiàn)客戶(hù)的利益進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)安排。比如一項(xiàng)展覽策劃，就是要通過(guò)策劃，為參展企業(yè)提供使其在參展中獲益的方案，包括展位的設(shè)計(jì)、展品的擺放、廣告的投放、專(zhuān)業(yè)觀眾的來(lái)源、參展商的貿(mào)易機(jī)會(huì)等。一項(xiàng)理想的會(huì)展策劃應(yīng)該是一項(xiàng)實(shí)現(xiàn)客戶(hù)和企業(yè)自身利益的雙贏的策劃.

                                                      會(huì)議活動(dòng)布置策劃的必備環(huán)節(jié)

1.會(huì)議申請(qǐng)，確定會(huì)議召開(kāi)和會(huì)議名稱(chēng)主題

2.成立會(huì)議組織，確定會(huì)議主持人

3.確定會(huì)議具體議程

4.會(huì)議宣傳和氣氛渲染

5.會(huì)務(wù)禮儀、接待、保安、保密等工作培訓(xùn)

6.初步確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)

7.會(huì)議通知起草、發(fā)送；根據(jù)反饋信息確定終日程

8.確認(rèn)與會(huì)人員接站時(shí)間、住宿、車(chē)輛、特殊要求

9.費(fèi)用預(yù)算、借支票、報(bào)銷(xiāo)

10.會(huì)議發(fā)言稿、議事規(guī)則等文件起草；制作議程和話(huà)稿PPT

11.確定具體會(huì)場(chǎng)（設(shè)施：停車(chē)、大小、桌椅放置、溫度、燈光、音

12.響、麥克、電源、投影位置、背景音樂(lè)、桌臺(tái)花飾 等；氣氛環(huán)境 處理；住宿：娛樂(lè)、價(jià)格；

13.購(gòu)買(mǎi)或借用會(huì)議用品。實(shí)物投影儀，激光筆（2），激光筆電池（2）膠片投影儀（檢查　兩個(gè)燈泡均正常）投影幕（大的，檢查并試用）膠片（1本），　膠片筆白板筆（紅綠各2支黑筆4支）、白板擦、吸鐵石（6）筆記本（帶光驅(qū)、軟驅(qū)）、3寸軟盤(pán)（若干）打印機(jī)、驅(qū)動(dòng)程序、打印紙等。

布置會(huì)議需要做些什么準(zhǔn)備？

1、制作會(huì)場(chǎng)效果圖，與主辦方確認(rèn)；　

2、橫幅/背景板的噴繪制作；　

3、印制手提袋；　

4、租賃音響設(shè)備；　

5、盆花/鮮花；　

6、寄送邀請(qǐng)函/禮品采購(gòu)、發(fā)放；　

7、布置會(huì)場(chǎng)；

8、確定宴會(huì)形式及菜譜；

9、車(chē)輛的租賃。

10、主持人的選擇：必須根據(jù)不同的主題來(lái)選擇風(fēng)格不同的主持人；

11、議程的安排：熱烈的開(kāi)場(chǎng)音樂(lè)，首先將參會(huì)人員的注意力全部集中，便于開(kāi)展后議程；

12、節(jié)目的安排：節(jié)目的編排，必須達(dá)到張弛有度，快慢結(jié)合，讓客戶(hù)融入輕松愜意的氛圍；

13、游戲活動(dòng)：公司及員工與客戶(hù)之間的游戲互動(dòng)，可瞬間拉近彼此的距離；

14、抽獎(jiǎng)環(huán)節(jié)：制造懸念，重點(diǎn)突擊，使會(huì)議推向高潮；

15、會(huì)后禮品：有代表性和紀(jì)念性的媒體答謝會(huì)禮品，讓客戶(hù)更深刻的記住這次非凡的媒體答謝會(huì)。