語音提示功能，密集架在工作時，比如打開或關閉電源，操作人員正在操作等，語音提示系統(tǒng)會根據(jù)相對應的操作進行提示。

智能通風管理，定時通風、恒溫恒濕、防霉功能。密集架等隙均而各列位置，確保檔案資料處于合格的環(huán)境。

智能密集柜有紅外傳感器，不管密集架在移動或者已停止，只要有人員進入此密集架內，密集架就做出停止和禁止移動反映，進入人員和出來人員次數(shù)必需一致，以保護操作人員的安全，設有縱向對射與橫向對射雙重通道人員與物品安全裝置?！?

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     即時通訊功能實現(xiàn)類似QQ、MSN等即時通訊軟件的功能，在用戶單位局域網(wǎng)內部，用戶登錄數(shù)字檔案館系統(tǒng)后即可與在線用戶進行實時文字交互、發(fā)送附件、發(fā)送檔案條目數(shù)據(jù)等。此功能方便系統(tǒng)用戶之間的實時交互，可以滿足檔案管理員與檔案利用者之間的實時幫助與數(shù)據(jù)交互。在設計的過程中充分考慮了控制系統(tǒng)的安全性，每個控制單元、采集單元、通訊單元均采用弱電電源工作，整套控制系統(tǒng)都備有UPS電源，可有效保護在突發(fā)情況下系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全。

    主要功能包括：發(fā)送消息和發(fā)送文件、發(fā)送系統(tǒng)記錄、、查看通訊消息

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檔案收集整理

    檔案收集整理模塊是預歸檔數(shù)據(jù)的統(tǒng)一處理平臺，是預歸檔數(shù)據(jù)的集結地、臨時存放庫。預歸檔數(shù)據(jù)包括：從各個信息生產(chǎn)者系統(tǒng)提交到數(shù)字檔案館系統(tǒng)的電子文件及關聯(lián)的描述信息或者是由檔案管理員手工著錄的公文數(shù)據(jù)（收文、發(fā)文等）、組織或個人提交的文件材料等。由于自動化處理過程中是通過系統(tǒng)進行身份認證之后自動生成并保存記載的，因而，大大提高了電子文件正在生命周期活動中信息記載的真實性和完整性。

    檔案收集管理主要管理立檔單位本身的公文(收發(fā)文)、科技文件及在立卷歸檔前的文件數(shù)據(jù)。根據(jù)本單位文件管理的實際情況定義其收集庫結構，及相關的報表、排序規(guī)則等?；A操作包括接收外界數(shù)據(jù)（數(shù)據(jù)交換接口轉換過來的數(shù)據(jù)），整理人員直接對文件（預歸檔）數(shù)據(jù)的增加、刪除、修改、報表打印、查詢、批量修改、批量刪除、批量掛接電子文件等功能。當監(jiān)測點發(fā)現(xiàn)異常狀況，系統(tǒng)以提示信息、光控、短消息、電子郵件等多種方式通告技術人員，操作界面同歩顯示信息檢測出現(xiàn)異常點，另外起動警報地理位置的視頻監(jiān)控器全自動開展錄影并儲存視頻圖象，有利于之后查證。

   主要功能包括：添加數(shù)據(jù)、編輯數(shù)據(jù)、刪除數(shù)據(jù)、保存追加操作、關鍵詞檢索、檢索和還原、數(shù)據(jù)導入、ZIP包導入、數(shù)據(jù)導出、批量修改、批量刪除、批量掛接、組合字段、掛接檢測、掃描文件、原文、打印報表、自定義分類、關聯(lián)數(shù)據(jù)、附加文件、掛接原文、上一條和下一條數(shù)據(jù)瀏覽、連續(xù)修改、文件歸檔、和粘貼功能、剪切和粘貼功能、粘貼調卷、插卷、刪卷、檔案移交、數(shù)據(jù)發(fā)送、數(shù)據(jù)查重

檔案室設備管理系統(tǒng)供應商密集柜視頻監(jiān)控系統(tǒng)

    視頻監(jiān)控:視頻監(jiān)控系統(tǒng)是采用成熟的數(shù)字硬盤錄像技術，在庫房重點位置安裝紅外攝像機，實現(xiàn)對庫房 24 小時不間斷圖像監(jiān)控，記錄庫房內的人員活動情況，并可以回放查詢錄像記錄。為以后出現(xiàn)事故，可以追溯查詢。

    功能簡介:通過在庫房的入門口、重要區(qū)域等地點安裝網(wǎng)絡半球網(wǎng)絡攝像機，實時監(jiān)控進出庫房人員的狀況。拍攝到的視頻畫面直接傳輸?shù)骄W(wǎng)絡硬盤錄像機進行壓縮并存儲。網(wǎng)絡硬盤錄像機內置的 10/100M 網(wǎng)絡接口通過 TCP/IP 網(wǎng)絡（超五類網(wǎng)線、內部局域網(wǎng) LAN、光纖等方式）傳送至監(jiān)控中心服務器。一體化檔案庫房建設是為了給用戶提供一個舒適、便捷的工作環(huán)境，為檔案提供一個安全、舒適的存放環(huán)境，實現(xiàn)節(jié)約時間、節(jié)約能源和提高工作管理效率的目標。