當今計算機信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為行政檔案數(shù)字化公司工作現(xiàn)代化提供了廣泛的應(yīng)用空間，同時也對檔案管理工作提出了更高的要求。那么如何應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)促進檔案管理的發(fā)展，如何有效地提案管理效率？

無紙化辦公的特點　　辦公自動化是Office Automation的縮寫（簡稱OA系統(tǒng)），本意為利用技術(shù)的手段提高辦公效率，進而實現(xiàn)辦公的自動化處理。該系統(tǒng)是上世紀70年代中期發(fā)達國家為解決辦公業(yè)務(wù)量急劇增加對企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響問題的背景下發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。它的產(chǎn)生對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。

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電子文件的查詢利用將是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要組成部分，檔案只有充分的得到利用才能體現(xiàn)其應(yīng)有的價值

電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權(quán)限能夠分配、控制，對開放的電子文件自動記錄利用效果統(tǒng)計；檔案利用人員能夠申請查閱，提交的查閱申請能夠?qū)崿F(xiàn)流程化，并實現(xiàn)多級審批，檔案管理人員能夠?qū)徟目梢灾苯訉徍?，需要提交領(lǐng)導(dǎo)批準的電子文件則需要進行多級審批；審核后的電子文件在授權(quán)時間允許范圍內(nèi)能夠進行利用效果登記，利用到期后自動收回權(quán)限取消授權(quán)。

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行政檔案數(shù)字化公司時封面項目填寫完整、準確，美觀整潔。還要注意卷內(nèi)文書材料齊全，內(nèi)容填寫完整，裝訂順序正確。

其中：

1.卷宗目錄中，一份材料編為一個序號，標題、頁碼填寫完整、準確，頁碼應(yīng)當填寫起始頁碼至終結(jié)頁碼，相同的材料只裝一份，不重復(fù)裝。

2.卷內(nèi)文書材料按卷宗目錄次序排列，并逐頁編排頁碼，寫在文書材料每頁的右上角；若文書材料背面有內(nèi)容，頁碼寫在背面的左上角。卷內(nèi)文書材料有頁碼重復(fù)或者缺頁的，應(yīng)當加以注明。

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分類是圖書、檔案、情報及照片行政檔案數(shù)字化公司的方法之一，或主要方法之一，但是如果把它作為管理方法和檢索途徑，勢必會造成漏檢率高。

原因一，在某些情況下，一張照片可能反映的是一個類或主要是一個類，但是很多情況下，一張照片可能反映的是兩個類或三個類或更多的類，隨著時代的發(fā)展，一張照片涵蓋的信息呈多元化，這就為準確分類帶來難度。尤其是現(xiàn)在新聞發(fā)稿照片涉及的面之廣、照片涵蓋的信息之多，使得現(xiàn)在的“類”越來越難分。 原因二，人們對一張照片所屬類目的理解難以統(tǒng)一。不同分類人可能把同一張照片分到不同的類，這也為查找?guī)黼y度。而且，在分類的把握上，人的主觀判斷帶有的隨意性也會導(dǎo)致類目確定的不穩(wěn)定性，而將這種主觀的判斷作為檢索路徑，就容易出現(xiàn)找不到或找不全檔案的情況。

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