檔案管理軟件的功能簡介三

組建檔卷可以任選以下一種作為本單位的檔案分類方案:

'年度-機構(問題)-保管期限'分類法;

'年度-保管期限-機構(問題)'分類法;

'機構(問題)-保管期限-年度'分類法;

'機構(問題)-年度-保管期限'分類法;

'保管期限-年度-機構(問題)'分類法;

'保管期限-機構(問題)-年度'分類法;

'年度-保管期限'分類法。

檔案文件的來源分四類，即來自收文、來自行文、新增內容，進行檔案錄入時，對于前兩種，只需錄入相應收文(或行文)序號，即調出將相應文件，新增內容是指會議記錄、領導講話及其它未經本系統(tǒng)登記的文件，這類文件手工錄入即可。

檔號、責任者等均為電腦自動產生。

檔號格式可以自定義。

可打印的內容包括:歸檔文件目錄，歸檔文件目錄封面，歸檔文件封面、備考表、檔案移交清單等。

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檔案管理軟件的主要功能

一、支持檔案著錄、檔案檢索、檔案統(tǒng)計、原件的批量掃描與批量掛接、檔案借閱、鑒定銷毀、查檔收費，系統(tǒng)管理等功能，使軟件較大限度的滿足用戶各方面的需求。

二、系統(tǒng)支持多種外設的連接。如打印機、掃描儀、密集架等設備都可以和軟件實現連接，使軟件的功能更全1面。

三、系統(tǒng)預留有接口，可以和單位辦公軟件實現有效對接，把辦公軟件中的公文和業(yè)務數據抽取到檔案軟件中自動組卷，避免檔案數據的二次錄入。

四、系統(tǒng)支持在線自動升級。軟件在啟動時，根據檢測到的升級信息，自動升級程序，免除用戶手工升級的麻煩。學校檔案管理軟件掃描

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檔案管理軟件優(yōu)勢一

提高工作效率

檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現錯誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進行更改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時間和資源；如發(fā)現漏輸的檔案信息，可直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數據，直接進行關鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。檔案相關文件輸出時也采用了統(tǒng)一的電子格式，兼容于大多數電腦系統(tǒng)，方便打印和傳閱。在上報歸檔信息工作方面，可將系統(tǒng)軟件處理的結果直接加密上傳到上級管理部門，節(jié)省了人力和時間。